Upravljanje s časom

Ali ste vedeli?

da kar 54% vodilnih dela več kot 10 ur na dan,
da si 71% zaposlenih delo običajno vzame domov,
da 75% zaposlenih ponoči v sanjah podoživlja službo,
da ima 64% zaposlenih občasna obdobja nespečnosti zaradi časovnih stisk v službi,
da je 61% zaposlenih že večkrat odpovedalo ali preložilo dopust zaradi časovnih stisk v službi,
da 74% vodilnih doživlja, da nimajo časa za družino? [6]

Kaj je?

Vedno se zdi, da ni dovolj ur v dnevu, da bi postorili vse, kar je potrebno storiti. Če želite doseči več kot drugi, in to v krajšem času, morate izboljšati način, na katerega koristite čas. Učinkovito upravljanje s časom se nanaša na to, kako si slednjega organizirate za različne aktivnosti. Gre za učinkovito organizacijo profesionalnih in zasebnih nalog na podlagi njihove nujnosti in pomembnosti. Ustrezno načrtovanje in postavljanje prioritet vam pomaga, da čas in energijo usmerjate tja, kjer sta najbolj potrebna ter tako svoje naloge opravite pravočasno in kakovostno [3, 4, 6, 9, 13].

Zakaj je pomembno?

Sposobnost upravljanja s časom vam omogoča, da najprej poskrbite za najnujnejša in najpomembnejša opravila, pozneje pa uspešno dokončate tudi aktivnosti, ki niso nujne, a so vseeno pomembne. S tem dosežete večjo produktivnost in učinkovitost, boljši poslovni ugled, manj stresa, večje možnosti za napredovanje in večje možnosti za dosego pomembnih življenjskih in poslovnih ciljev.

Kako izboljšati?

Obstaja veliko različnih orodij in tehnik, s katerimi si lahko pomagate, da boste manj časa pretvorili v več opravljenih nalog. S takšnimi tehnikami se boste izognili zamudam časovnih rokov za oddajo nalog, neučinkovitemu opravljanju dela, nižji kakovosti dela, slabemu ugledu na delovnem mestu in manjšim možnostim napredovanja [1, 9, 12]. Najpogostejši načini in nasveti za izboljšanje veščine upravljanja s časom so [2, 8]:

Načrtujte

Načrtovanje dela je vnaprejšnje razmišljanje o poteku dela in natančno določanje podrobnosti izvedbe posameznih faz dela. Pripravimo si lahko dnevne, kakor tudi tedenske, mesečne in letne urnike opravil. Načrt dnevnih opravil je najbolje pripraviti ob zaključku delovnega dne, nato pa nov dan pričnemo z načrtovanimi aktivnostmi [2, 6, 7].

Opredelite cilje

<Določanje ciljev je začetek načrtovanja. Načrtovanje je pogled v prihodnost in odločanje o tem, kaj pravzaprav želimo doseči. Zapisati si moramo kakšen cilj želimo doseči in kaj moramo narediti, da to dosežemo ter v kakšnem roku želimo cilj uresničiti. Cilje si postavimo po metodi SMART:

Specific – specifični,
Measurable – merljivi,
Achievable – dosegljivi,
Relevant – pomembni,
Time based – časovno omejeni [3, 6].

Postavite prioritete

Najprej je treba naloge razvrstiti po pomembnosti, času izvedbe, ali je potrebno sodelovanje z drugi ljudmi ali jih lahko opravimo sami ipd. V kolikor si na določen dan razporedite preveč nalog in vam zato primanjkuje časa, presodite katere naloge so pomembne in katerim se lahko posvetite naslednji dan [3, 6, 11].

Izločite moteče dejavnike

Pred pričetkom opravljanja določene naloge izločite moteče dejavnike (ugasnite pogovorna okna na računalniku, utišajte telefon itd.). Samo, če boste izločili moteče dejavnike, se boste lahko 100% posvetili zastavljeni nalogi [2, 11].

Prenehajte oglašat

Ne odlašajte na jutri. Učinkovito upravljanje s časom vključuje sposobnost hitrega dela, ko je nekaj potrebno postoriti.
Držite se pravila in majhne naloge opravite takoj, ko se pojavijo. Ta navada vam bo omogočila, da si boste prihranili ogromne količine dela in to vsak dan.
Fokusirajte se! Neverjetno je, koliko časa lahko prihranite že samo s tem, da nalog ne prelagate in se k njim ne vračate več kasneje, temveč jih opravite nemudoma [1].

Razmišljajte na papirju

Vzemite kos papirja in napišite vse, kar morate storiti. Nato se organizirajte. Katero naloge boste naredili danes katere pa naslednje dni. Obstajajo različni tipi seznamov npr. mesečni, tedenski, dnevni,… Odkljukajte posamezna opravila, ko zaključite z njimi. Ta aktivnost vam daje vizualno predstavo dosežka. Ustvarja občutke uspeha in vas poganja naprej. Ko boste videli, kako se prebijate po seznamu naprej, vas bo to dodatno motiviralo in napolnilo z energijo. Zvišalo bo vašo samozavest in spoštovanje, ki ga gojite do sebe. Nenehen viden napredek vam bo pomagal premagati odlašanje [1].

Naloge naj vam postanejo navada

Ključne delovne naloge spremenite v stalno rutino. Opravljanje nekaterih nalog bo tako postalo hitrejše, saj vam vsakodnevna navada lahko omogoča lažjo realizacijo nalog [6].

Nadzorujte svoje delo

Preverite svoj urnik, ugotovite kako trenutno uporabljate svoj čas in kaj bi lahko pri tem izboljšali. V nadaljevanju sproti nadzorujte in redno preverjajte svoje aktivnosti, konsistentno opravljajte obveznosti in se pri tem držite rokov in ciljev, ki ste si jih zastavili [6].

Zvišajte motiviranost

Višja kot je vaša motivacija, lažje in bolj produktivno boste opravljali svoje delo. Opomnite in zapišite si kaj vam opravljanje vašega dela lahko prinese na dolgi rok (npr. udeležba na zanimivem izobraževanju, potrebne izkušnje, napredovanje ipd.). Za določeno količino opravljenega dela si lahko privoščite tudi manjše »nagrade«, npr. za uspešno dokončane naloge celotnega tedna, si za vikend privoščite izlet s prijatelji ali aktivnost, ki vam veliko pomeni [2].

Učinkovito izkoristite »čakanje«

Čakanje v čakalni vrsti na banki, pošti, pri zdravniku ali kje drugje se lahko nemalokrat zavleče. Ta čas lahko učinkovito izkoristite, da opravite kakšno manjšo nalogo, kot je odgovarjanje na elektronsko pošto s pomočjo tablice ali pametnega telefona. Izkoristite lahko tudi čas, ko se vozite z javnim prevozom in tako predčasno preberete članek ali opravite kakšen telefonski klic [13].

Osredotočite se samo na eno nalogo

Poskusite se osredotočiti samo na eno nalogo, saj je t.i. večopravilnost manj produktivna, kot pa če posvetite celotno vašo pozornost le eni nalogi naenkrat. Prav tako lahko po takšnem načelu združite podobne naloge skupaj in jih opravite naenkrat (npr. odgovorite na vso elektronsko pošto) ter šele nato preidete k naslednji obveznosti (npr. prebiranje člankov). S tem, ko ne prehajate stalno iz ene na drugo nalogo, si lahko prihranite veliko časa [2, 3].

Uvedite dobre spalne navade in »čas zase«:

vsak večer pojdite spat ob isti uri,
vsako jutro vstanite ob isti uri,
vsak dan si zagotovite 7-9 ur spanca,
izogibajte se popoldanskemu dremežu oz. naj ta ne bo daljši od 15 min,
izogibajte se modri svetlobi digitalnih naprav nekaj ur pred spanjem,
izogibajte se intenzivni vadbi in težki hrani nekaj ur pred spanjem.

Naštete spalne navade vam lahko pomagajo, da vaš dan začnete zgodaj in opravite več obveznosti, čez dan lažje vzdržujete pozornost, ste bolj kognitivno, vedenjsko in družbeno učinkoviti, imate večjo zmožnost reševanja problemov in ste bolj produktivni [14].

Občasno v urnik vnesite postavko »čas zase« :) Ta čas namenite samo zase. Pri tem ne pozabite na telovadbo, gibanje in zdravo prehrano, skladno z načelom »Zdrav duh v zdravem telesu« [6].